En esta guía vamos a conocer todos los elementos que un sistema de reservas online debe contener para satisfacer las demandas de los clientes y también esbozaremos cómo mayoristas y minoristas pueden aprovechar la Red para vender más.
¿Qué es un sistema de reservas online?
Un sistema de reservas online es un programa de gestión, un página web y un sistema que permite comunicarse con los clientes. Es la solución idónea para las reservas tanto offline como online de las centrales de reservas, agencias de viaje y touroperadores.
El sistema de reservas online ha de ser capaz de dar las soluciones que exigen tanto los mayoristas como los minoristas y también ha de tener la posibilidad de crear varias páginas web y utilizar un sólo programa para gestionarlas todas.
Ha de tener la agilidad de poder crear varios dominios en Internet para que se puedan posicionar todos los destinos y productos que gestionen los actores del sector turístico.
Ventajas de un sistema de reservas online
El sistema de reservas online no ha de ser tan sólo una página web o una intranet. Ha de permitir que todo el equipo trabaje de manera profesional y que te permita conseguir nuevas ventas y seguir las ya realizadas. Estos son otros aspectos que deberías tener en cuenta cuando contrates un sistema de reservas online:
Si eres una agencia o un profesional del sector turístico, tu página web de la central de reservas debe contener los siguientes apartados:
Las funciones básicas que ha de tener el programa de gestión.
Tu central de reserva ha de tener lo siguiente:
Aplicación de escritorio. Es muy conveniente que el panel de control sea un programa de gestión realizado como aplicación para Windows y que funcione sobre Internet y la web, es decir, que sea una integración única para poder trabajar cómoda y rápidamente, que facilite el booking y que evite tener que utilizar el navegador.
Gestión del expediente. La correcta gestión de todos los expedientes de tus clientes es muy importante porque es la base de todo el proceso de reserva. Con el expediente sabrás cuántos clientes han acabado reservando. Todos los procesos se deberían realizar de manera automática, sin intervención de tu equipo técnico
Pensado para Internet. Que el sistema esté diseñado desde la perspectiva de Internet y la venta por XML. Una agencia ha de ser capaz de centralizar toda su gestión. Cada operador ha de tener la misma información independientemente de la oficina en que se encuentre y tener la posibilidad de gestionar varias páginas desde el mismo sistema.
Gestión de cuentas de clientes. Es importante tener acceso a los datos de los clientes y gestión en división en oficina para saber cuál recibe las facturas e incluso la correspondencia.
Panel de control ajustable. A todas tus necesidades, personalizable y ampliable cuanto lo consideres oportuno.
Integración con la página web. La integración con tu página web ha de ser del 100% y todos los datos han de estar visibles y disponibles en todo momento lo que facilita mucho la tarea de booking y permite la comunicación con el cliente.
Para facilitar la comunicación entre proveedores es necesario utilizar el XML, un lenguaje de programación y a la vez un sistema de venta que permite la comunicación entre proveedores y que sigue los estándares de la OTA, organización que agrupa las agencias de viajes online.
¿Qué módulos ha de tener un sistema de reservas online?
Debe tener los siguientes:
Se ha de tener en cuenta cuando hablamos del proceso de reserva que hay que diferenciar muy claramente el proceso para agencias y el proceso para clientes directos. En este sentido es lógico que el buscador no puede ser igual y que el de las agencias evidentemente ha de tener funciones más avanzadas como por ejemplo un filtro de categoría del hotel, la posibilidad de buscar un hotel concreto, filtrar por precio máximo de búsqueda o ver sólo un máximo de hoteles valorados.
Mientras tanto, el agente debería tener precios personalizados para su tarifa propia, debería ver su comisión durante el proceso, estar autentificado para hacer una reserva en su nombre, indicar códigos internos, llevar un seguimiento de las reservas y emitir auto factura.
En otro orden de cosas, el agente debe tener acceso mediante usuario y clave de las agencias, tarifas personalizadas por cliente y cupo. Otras funciones deberían ser filtros avanzados para buscar los productos, venta multi producto y creación de paquetes dinámicos. También debe tener la posibilidad de disponer de un histórico y consulta de reservas, emisión y generación de documentos y gestión integrada de reservas en petición.
Un programa de puntos, diferente para mayoristas y minoristas. El del mayorista permite al usuario acumular puntos en cada reserva y tener alguna compensación. Por lo que respecta al minorista este programa se puede utilizar para que realice pagos en futuras reservas.
Forma de pago seguro. Cobrar de forma segura después de todo el proceso es importante. Una vez efectuado y confirmado también se puede confirmar la reserva automáticamente. Es una ventaja integrar en el sistema todos los bancos.
La página web tiene que representar la imagen de tu empresa en Internet. Apostar por un diseño único es lo más conveniente, para diferenciarse de la competencia. No hay que escatimar ni recursos ni tiempo en este apartado.
Hay que trabajar hasta conseguir una web elegante y atractiva, que sea muy fácil de usar para el cliente, que facilite el proceso de comprar y que esté orientada a buscadores. El posicionamiento es básico para lograr las conversiones . Hay que confiar la imagen de tu empresa a los profesionales.
Y para que sea lo más eficaz y práctica posible ha de incorporar un Gestor de Contenidos (Content Managent System para conseguir de esta manera la autonomía plena.
Incorporar un módulo para que el cliente exprese sus opiniones también es conveniente para que la experiencia de navegar por Internet sea lo más placentera posible. El sistema puede enviar un correo electrónico para que sea rellenado por el usuario y es el administrador quien decide la visibilidad de ese comentario. Todas las opiniones se almacenan en el sistema y son indexables por los buscadores.
Otro de los módulos que debes introducir es uno que te permita crear contenidos para que te indexen los buscadores.
Cualquier agente de viajes podrá comprender de manera sencilla los contratos de compra y venta para cualquier tipo de alojamiento ya sea costero, de ciudad o de interior con el módulo receptivo. El sistema debe permitir la introducción de ofertas complejas y combinadas de una manera muy rápida, necesario por otra parte en la venta por XML.
De cupos propios para obtener todos los alojamiento del destino conforme a los contratos cargados en el panel de control. El sistema debe permitir ofrecer habitaciones opcionales.
Hay que ofrecer la posibilidad que el usuario decida el tipo o régimen de habitación y también la posibilidad de activar las reglas para devolver las búsquedas por opinión.
Ofrecer al cliente todos los cupos de los proveedores a través de XML, pero esta operación se ha de realizar en segundos y para que también en breve tiempo sea confirmado por el cliente.
Desde el posicionamiento en Google Maps, hasta por precios, por sus características, idiomas, comentarios o videos.
Posibilidad de crear los tipos propios de habitación y tipos de clientes para que toda la información esté en el sistema.
Con toda la información de las tarifas que faciliten el booking como fechas y tipos de habitación y que se indique el margen de beneficio que se obtiene.
Poder ofrecer otros servicios que te diferencien de la competencia como descuentos, entradas o cenas de gala.
Las ofertas se han convertido en el eje principal de una página de reservas. Siempre han de estar visibles y ha de tener múltiples ofertas como por ejemplo descuentos para niños.
Todos los datos han de estar disponibles inmediatamente para poder cerrar la venta y ofrecer la máxima información al cliente
De cierres, de contrato de compra, de venta, de bono. Todo para tu mayor comodidad.
Al receptivo siempre le es útil generar un contrato de compra con el proveedor por escrito
Para ofrecerlos para reserva online. Si eres un receptivo necesitarás:
Paquetes predefinidos
Vamos a hablar ahora del módulo que permite combinar los servicios indicados y comprados por XML o con tarifas propias lo que le permite al cliente ir configurando su paquete vacacional a medida aunque sólo vea un precio de venta al público único. En este caso la funcionalidad de la página web ha de ser:
Es la posibilidad de ofrecer un conjunto de servicios ya predeterminados en un mismo paquete. Y, como siempre, hay que buscar que el cliente lo pueda reservar de manera muy sencilla.
El funcionamiento es también muy sencillo porque el cliente seleccionará su opción y el sistema le responderá las fechas que están disponibles. Una vez elegidas sus preferencias, pasará a pagarlo.
Desde el mismo panel de control se deben cargar todos los datos referentes a días, salidas, tarifas y hoteles así como los tipos de plaza y los tipos de clientes.
También se crean las categorías propias, se introducen los precios entre fechas para reservar el paquete vacacional debiendo tener en cuenta la plaza a ocupar, la temporada y el tipo de cliente. Y por último se ha de configurar el calendario de cupos.
Es un módulo que tiene como finalidad tener la posibilidad de cargar cupos propios y así poder ofrecerlos en la página web. Dependiendo del cliente, se elegirá el origen y el destino desde donde quiere el traslado y se le ofrecen todas las alternativas disponibles. Toda esta información se añadirá al expediente.
¿Para qué sirve el módulo de contratación directa? Muy sencillo, para ofrecerle al cliente otras actividades ya en el lugar de su destino que completen su reservas. Aquí nos estamos refiriendo, por ejemplo a cualquier servicio, desde una entrada de teatro a una excursión pasando por un día de buceo.
En el panel de control, se cargarán todos los servicios concretos que se ofrecen sin olvidar el precio que tendrán. También se cargarán las tarifas y en el calendario asignaremos cupos a dichos servicios (si existen o no plazas).
Esta es otra opción muy a tener en cuenta. Este módulo debe permitir poner a disposición del cliente la posibilidad de contratar un coche de alquiler y ofrecerlo desde la página web para que se reserve online.
Por supuesto se adapta a las necesidades del cliente, interesado seguro en señalar los días que quiere reservar el vehículo, en el modelo en que va a contratar, la compañía con la que firmará el contrato y el número de personas que caben en el coche de alquiler. Todos estos datos acompañados, evidentemente, de las tarifas.
En la web, entonces, se reflejará un proceso completo de compra que acabará en el “carrito”.
Como en todos los servicios, debe existir la posibilidad de integrarlo con la conexión XML.
Vamos a dedicar ya unos momentos para hablar de este importantísimo módulo de compra a través del lenguaje XML , puesto que este lenguaje es el que permite ampliar los productos del paquete vacacional del cliente. Es importantísimo vender por XML puesto que las diferencias son muy notables.
Con XML la central de reservas o la agencia de viajes online puede ofrecerle a su cliente miles de hoteles repartidos por todo el mundo obteniendo respuesta inmediata y teniendo la certeza de ver con nitidez todas las descripciones de los productos, con sus correspondientes fotografías y con todos los clientes.
El usuario de este módulo tan sólo se tendrá que preocupar por indicar el margen de beneficios que se quiere obtener.
No debería existir ninguna central de reservas o touroperador que no base su sistema en los parámetros que marca la OTA. ¿Qué es la OTA?
Las siglas de la OTA corresponden a Open Travel Alliance. Su página web es www.opentravel.org, y es una organización sin ánimo de lucro y que tiene como objetivo la creación de un lenguaje estándar para que se puedan realizar reservas entre empresas turísticas. Con OTA se pueden trabajar con todos los servicios turísticos (barco, golf, vuelos, alquiler de vehículos….)
Es una buena pregunta, ¿verdad? Ya tengo mi sistema de central de reservas. Es una herramienta tecnológica muy buena para el tratamiento de los datos utilizando el lenguaje XML y, como acabamos de ver, tiene infinidad de ventajas para proveedores y clientes. Pero, ¿cómo puedo vender más por Internet.?
